一、系統(tǒng)概述

       資料檔案管理系統(tǒng)通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個資料檔案管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構建完整的資料檔案資源信息共享服務平臺，支持資料檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉(zhuǎn)換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。資料檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的資料檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，資料檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的資料檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

二、市場分析

    隨著企事業(yè)單位的各種信息資料檔案數(shù)量逐日增多，資料檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹。而傳統(tǒng)的資料檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使目前傳統(tǒng)的資料檔案管理已經(jīng)不能滿足企事業(yè)單位的實際需要，主要體現(xiàn)在下面幾個方面：

1. 電子或紙質(zhì)資料檔案越來越多，而且分散；

2. 資料檔案檢索效率低；

3. 歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；

4. 紙質(zhì)資料檔案容易損壞、丟失、泄密；

5. 電子和紙質(zhì)資料檔案的管理，難以兼顧；

6. 資料檔案管理的權限設置不合理；

7. 資料檔案管理日志不完整，記錄難追溯；

8. 資料檔案管理制度執(zhí)行力度不夠。

綜上所述資料檔案管理的解決方案：

1. 建立電子資料檔案庫，紙質(zhì)資料檔案數(shù)字化，集中統(tǒng)一管理；

2. 多種途徑在線檢索資料檔案；

3. 建立電子化的歸檔、借閱等資料檔案標準管理流程；

4. 細粒度的權限控制體系，多重安全防護措施；

5. 提供各種統(tǒng)計報表，有效監(jiān)控、評估資料檔案管理工作。

三、產(chǎn)品特點

1.數(shù)字化辦公

    是以信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段信息化。具體指采用掃描儀把書面信息直接輸入到計算機，無須重新錄入。然后通過網(wǎng)絡技術以電子化方式發(fā)送至任何需要該信息的地方，最后通過打印機輸出信息，達到信息共享的目的。

2.無紙化管理

    無紙化管理是提高工作效率的良好途徑，可以促進企業(yè)管理質(zhì)量的提高，降低成本并且同時提高工作效率。實現(xiàn)權責可追、智能搜索，代表著企業(yè)具備現(xiàn)代化管理標志。

3.紙質(zhì)版與電子版共存

    紙介質(zhì)包括所有財務憑證賬簿，經(jīng)濟合同 傳真件等經(jīng)營資料，人事檔案、通知、規(guī)章制度等辦公資料，技術部的圖紙、代碼技術資料等。電子介質(zhì)包括：電子文檔、圖紙、源代碼等。從信息安全的角度來看，紙質(zhì)資料檔案和電子資料檔案的共存將長時間持續(xù)下去。從資料檔案管理和使用的角度來看，各種有價值的資料檔案內(nèi)容被記錄和存檔目的就是促進資料檔案資源的共享。因此，資料檔案管理人員必須做好電子資料檔案管理工作，做好電子資料檔案和紙質(zhì)資料檔案同步的管理工作，加快紙質(zhì)資料檔案掃描轉(zhuǎn)換過程，逐漸將紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料檔案。

四、系統(tǒng)功能描述

資料檔案管理系統(tǒng)使用范圍包括：財務資料檔案、人事資料檔案、經(jīng)營資料檔案、合同資料檔案、技術資料檔案（圖紙及文件）等，為企事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供解決方案，為用戶提供完整的資料檔案管理和查詢功能。主要功能包括：資料檔案管理、借閱資料檔案、資料檔案審核、資料檔案歸還、系統(tǒng)管理、報表查詢六大功能。